Die 1. Geschäftsausstattung: was wird benötigt?

Okt 12, 2016

Das Logo ist fertig, jetzt folgt die Geschäftsausstattung, doch was brauchst du für den Anfang? Es gibt vieles was man branden kann, doch gerade in der Gründungsphase gibt man viel Geld aus, an welchen Stellen kann man also sparen und was solltest du dir unbedingt anschaffen?
Natürlich ist das abhängig davon, was du anbietest, als Dienstleister (dazu zähle ich auch Handwerker) wirst du nicht soviel benötigen wie ein Händler. Es ist auch relevant, wie du mit deinen Konsumenten kommunizierst. Doch ganz ehrlich: Du bist schlecht beraten, wenn du dich heute immer noch nicht an die „neuen“ Medien ran traust. Hier schlummert jede Menge Potenzial und es ist für viele Konsumenten eine vertrauensbildende Maßnahme eine Webseite checken zu können und eine Voraussetzung per E-Mail kommunizieren zu können.
Nachfolgend habe ich hier für dich den Grundstock einer jeden Geschäftsausstattung in Must-haves und Nice-to-haves, (die man beispielsweise zu einem späteren Zeitpunkt nachrüsten kann) aufgelistet:

Dieser Artikel beinhaltet:

1/ MUST-HAVE

Briefbogen

Der Briefbogen darf natürlich nicht fehlen, du willst schließlich Angebote und Rechnungen schreiben. Doch unter die Must-haves zähle ich die schlanke, heißt die digitale Variante: Diesen Briefbogen kannst du dir selbst in Word oder einem vergleichbaren Textverarbeitungsprogramm anlegen. Lass dir den Briefbogen vom Grafiker setzen und bitte ihn, dir die Gestaltungselemente (Logo und Adresszeile mit allem Pipapo) als Bild (in 100%-iger Abbildungsgröße und hochauflösend) zukommen zu lassen. Kopf- und Fußzeile sollten ggf. getrennt als Bild angelegt werden. Diese/s Bild/er setzt du in die Kopf- und/oder Fußzeile deines Textdokumentes und schon hast du einen gebrandeten Briefbogen, den du als PDF exportieren und per E-Mail, oder ausdrucken und per Post verschicken kannst.

Nötige Angaben:

Name, Adresse, Kontaktdaten
Bankverbindung
USt-ID (man kann auch die Steuernummer platzieren, aber über diese können Interessierte beim Finanzamt Informationen erfragen, also Vorsicht!)
ggf. Sitz der Gesellschaft
ggf. Handelsregister mit Sitz und Registernummer

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Webseite

Gehört heute für mich ganz klar zur Geschäftsausstattung und steht auf der Prioritäten-Liste ganz oben. Eine smarte Webseite kann so vieles für dich erledigen: Ausführlich über dich und deine Leistung informieren, deine Referenzen und Arbeiten präsentieren, deine Konsumenten mit Tipps und hilfreichen Infos versorgen und somit Vertrauen bilden, dich durch Verlinkungen empfehlen, dich mit Partnern, Verbänden und Kunden vernetzen, dir helfen E-Mail-Adressen zu generieren, unerwünschte Kunden aussortieren, usw.

Kleinster Umfang:

Landing-Page mit: Start-Seite, „Über mich“-Seite, Angebots-Seite mit Nutzenkontext, Kontakt-Informationen und Call to Action-Möglichkeiten
Skalierbares Content-Managment-System zur Selbstpflege (skalierbar = zu einem späteren Zeitpunkt erweiterbar)
Eine responsive Seite (optimiert für unterschiedliche Endgeräte)
Impressum und Datenschutz nicht vergessen

Merke:
Führe die User durch deine Seite, setze einen Start- und einen Endpunkt. Gestalte deine Seite in deinem Corporate Design, aber simple: Im Web kommt es in erster Linie auf Usability an.
Bist du Händler reicht eine Landing-Page natürlich nicht aus. In diesem Fall solltest du dich um einen Shop kümmern, um deine Produkte auch online anbieten zu können.

Einsparmöglichkeiten:

Fordere auch hier einen Paketpreis für Webdesign und -Programmierung an
Das inhaltliche Konzept und Texte kannst du selbst liefern, wenn du dir das zutraust
Du kannst dir die Technik und die Gestaltung umsetzen lassen, und deine Inhalte dann selbst in die jeweiligen Seiten einfügen
Wenn du technisch versiert bist, kannst du auch ein sogenanntes Theme erwerben, es begrenzt deinem Corporate Design anpassen und nutzen
oder du greifst auf neue All-in-One-Inbound-Marketing-Plattform, wie z. B. Chimpify zurück. Dort kannst du dir eine Webseite einrichten, die jede Menge Tools & Hilfsmittel mitbringt um direkt Inbound Marketing zu betreiben

E-Mail Signatur

Die E-Mail Signatur kannst du selbst einrichten (Tutorial folgt), damit stellst du dich gleich ein Stück weit professioneller auf. Denn umso mehr du deine Kommunikation mit deiner Marke brandest, umso schneller wird sie als solche wahr genommen und verinnerlicht.

Nötige Angaben:

Name und Kontaktdaten (lass dir dein Logo in gewünschter Größe als JPG- oder PNG-Datei von deinem Grafiker oder deiner Agentur anlegen)

Merke:
Lege hierfür unbedingt eine Korrespondenzschrift an. Eine Korrespondenzschrift ist eine Schrift, die deiner Hausschrift (vom Grafiker oder der Agentur für dich definiert) bestmöglich ähnelt, aber auf möglichst vielen Rechnern vorinstalliert ist. Das ist nötig, damit sich deine E-Mail-Signatur auf möglichst vielen Rechnern gleich darstellt und die Schrift nicht durch eine beliebige Schrift ersetzt wird. Welche Schriften auf vielen Rechner vorinstalliert sind, kannst du hier checken.

Ggf. Aussenwerbung/Firmenschild

Bist du Händler oder ein Dienstleister mit viel Kundenbesuch, darf natürlich Außenwerbung oder das Firmenschild nicht fehlen.

Nötige Angaben:

Logo & Branding im Corporate Design
ggf. Wegweiser oder Hinweis wo das Büro im Haus zu finden ist
ggf. Angebote (Händler)
ggf. Kontaktdaten (E-Mail und/oder Web-Adresse, Telefonnummer)

2/ NICE-TO-HAVE

Briefbogen

Die gedruckte Variante ist natürlich auch eine Option. Aber überlege dir gut, ob du sie wirklich benötigst. Viele verschicken heute Angebote und Rechnungen per E-Mail.

Nötige Angaben:
Siehe Briefbogen unter Must-have

Einsparmöglichkeiten:

Paketpreis beim Grafiker oder der Agentur anfordern: Logo-Entwicklung inkl. der von dir benötigten Geschäftsausstattung
Druck bei einer Online-Druckerei (begrenzte Papierauswahl und wenig Veredelung möglich)
Eine Alternative zum gedruckten Briefbogen ist ein Stempel mit allen erforderlichen Angaben

Briefumschläge

Ein Briefumschlag aus schönem Papier, mit tollen Branding kann richtig was her machen. Selbst ich öffne manche offensichtliche Werbepost, wenn Haptik und Branding mich überraschen. Doch auch hier solltest du dich fragen: Wie oft verschickst du was per Post?

Nötige Angaben:

Name, Adresse, ggf. Kontaktdaten

Einsparmöglichkeiten:

Briefumschläge gibt es auch bei Online-Druckereien. Aber hier ist man in der Papierauswahl begrenzt, oben erwähnte Überraschung ist so nicht zu erreichen.
Eine simple und oft charmante Alternative: der Stempel

Stempel

Schnell umgesetzt und vielseitig einsetzbar. Auch ich arbeite mit einem Stempel und es gibt immer wieder neue Situationen, in denen ich mich freue, dass ich ihn habe!

Nötige Angaben:

Name, Adresse, Kontaktdaten (oder du beschränkst dich auf das, was am wichtigsten für dich ist, in jedem Fall sollte Logo, Name und Kontaktdaten vertreten sein, damit du ihn auch für Briefumschläge nutzen kannst)

Einsparmöglichkeiten:

Frag deinen Grafiker ob er den Stempel on Top gestaltet, bei Goldmarie passiert das schonmal

Blog, Newsletter, Analyse usw.

Hier kommen wir nun zu den möglichen Erweiterungen deiner Webseite. Das ist ein ganz großes Feld. Wenn du so klug warst ein gängiges Content Management System zu wählen, hast du unzählige Möglichkeiten, wie z. B. den Blog live zu schalten und deine User mit Tipps und hilfreichen Informationen unter die Arme zu greifen. Oder ein Newsletter-Plugin zu installieren, welches die Adress- und Newsletter-Verwaltung, die Gestaltung und den Versand ermöglicht. Hier weiter ins Detail zu gehen, würde den ohnehin schon langen Artikel sprengen. Mehr dazu gibt es im kommenden Jahr, wenn die Artikel-Reihe zu smarten Webseiten startet.

Fehlt dir ein Must-have oder ein Nice-to-have? Oder hättest du gerne zu einem Thema detailliertere Informationen? Dann lass es mich wissen: su@makeusershappy.de

Hi, ich bin Su, Senior UX Designerin. Ich entwickle und schreibe über Lösungen für digitale Produkte, die Nutzer begeistern. Ganz nach dem Motto #makeusershappy.