Wie du deine E-Mail professionell gestaltest

Es gibt drei wesentliche Gestaltungselemente in einer E-Mail auf die du Einfluss nehmen kannst bzw. solltest:

Betreff

Der Betreff ist neben dem Absender das Erste, was der Empfänger von dir wahr nimmt. Schludere also nicht, obwohl du vielleicht in Versuchung gerätst, denn eine knappe Zusammenfassung ist manchmal schwieriger zu formulieren, als der eigentliche Inhalt.

Schon hier kannst du Einheitlichkeit walten lassen: Selbst ein Betreff lässt sich „typisch“ gestalten, indem du immer das gleiche Konzept verfolgst. Du kannst z. B. je mit einem Stichwort für ein übergeordnetes Thema starten, stets einen Doppelpunkt dahinter setzen und dann in einem knappen Satz das untergeordnete Thema beschreiben. Behälst Du das konsequent bei, würde man deine E-Mail auch ohne Absender dir zuordnen. Das ist natürlich nur ein nice-to-have, aber ein Konzept erleichtert immer auch die Arbeit, weil man nicht jedes Mal neu denken muss. Ein must-have ist eine korrekt Rechtschreibung und eine knackige Zusammenfassung deines Anliegens.

Anschreiben

Inhaltlich gilt hier dasselbe: Achte auf eine korrekte Schreibweise, formuliere deine E-Mails verständlich und freundlich, komm auf den Punkt, aber verbiege dich dabei nicht, sei ein Stück weit du selbst.

Gestalterisch hast du natürlich mehr Möglichkeiten als beim Betreff. Idealerweise verwendest du hier deine im Corporate Design bestimmte Haus-* oder Korrespondenzschrift**.
Damit sich diese beim Empfänger darstellt, müsste sie dort a) vorinstalliert sein, was auf die wenigsten Haus- oder Korrespondenzschriften zutrifft, oder b) deine Schrift müsste per Code eingebunden werden, du schickst den Font quasi mit deiner E-Mail (genauer gesagt auf einen Server und der Empfänger lädt diesen dann automatisch) und somit würde sich die Schrift auf dem Gerät des Empfängers darstellen. Doch bei dieser Variante gibt es verschiedene Fehlerquellen, auf die du keinen Einfluss hast. Das Ergebnis sind E-Mails, die in der Gestaltung abweichen, deine Schrift wird beispielsweise durch eine beliebige ersetzt. Und genau das solltest du vermeiden.
Selbst 2016 gibt es hier noch keine hundertprozentige Lösung, deshalb rate ich dir für deine E-Mails eine Schrift zu definieren, die systemübergreifend funktioniert. Es gibt eine Handvoll Schriften, die auf sämtlichen Systemen vorinstalliert sind. Wähle hier eine aus, die deiner Haus- oder Korrespondenzschrift möglichst ähnelt. Du wirst es unter Umständen nicht annähernd treffen, aber immerhin stellt sich deine E-Mail überall gleich und vor allem sauber dar. Achte bei der Auswahl auf die Schriftklassifikation, die Laufweite und das Schriftbild im Gesamten. Lass dir deine Hausschrift auf deinem Bildschirm in einem Fenster anzeigen und öffne in einem weiteren Fenster deine E-Mail Signatur. Probiere die zur Verfügung stehenden Schriften aus und vergleiche. Falls du dich schwer damit tust, eine Schrift auszuwählen, melde dich bei mir.

Das sind die überschaubaren Fonts, die du verwenden kannst:

Serifenlose Schriften
Arial, Arial Black
Tahoma
Trebuchet MS
Verdana
Century Gothic
Geneva
Lucida, Lucida Sans, Lucida Grande

Serifenbetonte Schriften
Georgia
Times, Times New Roman
MS Serif
New York
Palatino, Palatino Linotype

Proportionalschriften (mit fester Laufweite)
Courier, Courier New
Lucida Console
Monaco

Signatur

Das sind die wesentlichen Bestandteile einer professionellen Signatur:

[cta_logodesign]

• Name des Unternehmens mit Rechtsform (vorausgesetzt der Firmenname wird nicht schon lesbar mit der Abbildung eines Logos kommuniziert)
• Vor und Zuname des Absenders
• Anschrift (in den meisten Fällen noch relevant. Steuerst du deine gesamte Korrespondenz digital, gibt es keine Veranlassung deine Anschrift in die E-Mail Signatur zu setzen)
• Telefonnummer, ggf. mit Durchwahl und/oder Handynummer (vorausgesetzt du möchtest mobil erreichbar sein)
• E-Mail-Adresse, idealerweise verlinkt
• Web-Adresse, ebenfalls verlinkt

Optionale Bestandteile:

• Firmenlogo (sei anspruchsvoll: setze kein unscharfes oder verzerrtes Bild ein, achte auf eine akzeptable Dateigröße)
• Funktion/Rolle im Unternehmen
• Claim/ Slogan
• Links zu Social Media Profilen
• Links zu einem Blog-Artikel oder einer LandingPage
• Foto des Absenders (kann sehr vertrauensbildend wirken)
• Nennung des/der Geschäftsführer
• Nennung des/der Aufsichtsratvorsitzenden
• Registergericht mit Nummer

Hier hast du natürlich das gleiche „Schriftenproblem“, wie beim Anschreiben. Greife also auf eine der vorinstallierten Schriften zurück. Solltest du über eine Hausschrift und eine Korrespondenzschrift verfügen, setzt du an dieser Stelle eine Schrift ein, die deiner Hausschrift möglichst ähnelt. Im Anschreiben verwendest du eine Alternative zu deiner Korrespondenzschrift.

Fazit

Versuche deine Marke so gut wie möglich widerzuspiegeln und sorge so für den Wiedererkennungswert. Gestalte deine E-Mail aber lieber simple und geh sicher, dass sie überall sauber und einheitlich ankommt. Formuliere knackig und freundlich dein Anliegen. Achte auf Rechtschreibung und den korrekten Einsatz von Satzzeichen. So hinterlässt du sicher einen professionellen Eindruck.

In diesem Tutorial zeige ich dir, wie du eine Signatur in Apple Mail anlegst.

Sollte etwas unklar sein, melde dich einfach. Nutze auch gerne die Kommentarfunktion, ich antworte dir in jedem Fall. Ich freue mich auch über Anregungen, Lob & Kritik…

Happy working!

*Hausschrift: Das ist die Schrift, die vom Unternehmen in der Kommunikation primär eingesetzt wird. Sie kann im Logo vorkommen, muss aber nicht. In jedem Fall stellt sie den Absender auf Visitenkarten, Briefbögen, etc. dar und kommt auch bei Kommunikationsmaßnahmen zum Einsatz.

**Korrespondenzschrift: Wie der Name sagt, wird diese Schrift für die Korrespondenz verwendet, genauer gesagt überall dort, wo längere Texte gesetzt werden: Verträge, Briefe, Rechnungen, etc.. Sie passt bzw. ergänzt die Hausschrift ideal, weist aber eine noch bessere Lesbarkeit auf, da sie eben oft für Massentext eingesetzt wird. Bei Solopreneuren oder kleinen Unternehmen wird manchmal die Hausschrift auch als Korrespondenzschrift eingesetzt (vorausgesetzt sie ist bei langen Texten gut lesbar).
 
Daria Nepriakhina
 

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