Homeoffice einrichten: 20 Tools, die dir den Arbeitsalltag erleichtern

Mrz 18, 2020

Wenn du dir ein Homeoffice einrichtest, kommt es nicht nur auf das physische Equipment an, es gibt auch viele Online-Tools, die dir im Arbeitsalltag sehr nützlich sein können. Sei es in Bezug auf die Kommunikation, Planung oder Organisation von Teams oder Projekten. Eine Auswahl von Tools, die für Big & Small Business Owner, Solopreneure & Teams interessant sind, findest du in der folgenden Liste.

Da sich auf dem Markt viel bewegt, werde ich die Liste sukzessiv bearbeiten und erweitern.

Viele bieten aufgrund der Corona-Krise ihr Produkt für kleine Teams kostenfrei an: z. B. Microsoft Teams, Jira und Confluence. Am besten schaust du vorab genau hin, welches Tool da noch drunter fällt.

Basecamp – Projektplanung, Chat, Daten-Upload/-Sharing

Via ‚Basecamp‘ können To-do’s für einzelne Projekte aufs Team verteilt und zeitlich geplant werden. Dokumente, Daten, Notizen und Messages lassen sich Projekten zuordnen und in Gruppen oder projektbezogen teilen. Darüber hinaus kannst du Message Boards und Zeitpläne einrichten und es gibt einen Chat für den Echtzeit-Austausch. Basecamp ist sehr umfangreich und vereint verschiedene Leistungen in einem Tool.

Ideal für: Teams / Small & Big Businesses
Preis: Kostenlos oder 99 $ / Monat

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Homeoffice einrichten: Projektmanagement Tool Basecamp

Microsoft Teams* – Video-Calls, Chat, Daten-Upload/-Sharing

Microsoft Teams, meist nur ’Teams’ genannt, ermöglicht mehreren Teilnehmern (300 plus) umfangreiches Projektmanagement. Über ’Teams’ lassen sich Calls, Chats, Notizen, Zeitplanung, Aufgabenverwaltung und Datensharing organisieren. Office-Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden. Je nach Paket können auch zusätzliche Office-Anwendungen und -Dienste aktiviert werden.

Ideal für: Teams / Small & Big Businesses
Preis: Kostenlos bis 10,50 € pro Nutzer/Monat

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Jira* – Agiles Projektmanagement

Jira wird oft in der Softwareentwicklung eingesetzt. Du kannst Sprints mit Scrum oder Kanban Boards organisieren und bekommst von Sprint zu Sprint Berichte, Schätzungen, Burndown-Charts und Echtzeitinformationen. Der Leistungsumfang des Tools lässt sich noch durch Drittanbieter-Apps je nach Bedarf erweitern. Da Jira und Trello aus dem gleichen Haus stammen, können sie auch funktionsübergreifend zusammenarbeiten.

Ideal für: Teams / Small & Big Businesses
Preis: Kostenlos bis 14 $ pro Nutzer / Monat

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Homeoffice einrichten: Agiles Projektmanagement

Projektplanung

Asana*

Mit Asana kannst du Projekte und Aufgaben verwalten und timen. Du kannst Projekte in Boards organisieren, einzelne Aufgaben im Kalender planen und auf Teams verteilen. Notizen und Fortschritte können vermerkt und Status überprüft werden. Bei Bedarf können viele andere Tools integriert werden: Gmail, Dropbox, Jira Cloud, Teams, Slack, Adobe Creative Cloud…

Ideal für: Teams / Solopreneure / Small Businesses
Preis: Kostenlos bis Enterprise (Individual-Preis)

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Homeoffice einrichten: Projektplanung Asana

Trello

Trello und Asana sind sich vom Leistungsumfang und der Funktionsweise sehr ähnlich. Via Trello kannst du ebenfalls Projekte in Teams planen und terminieren und dafür Boards, Listen und Karten nutzen. Auch hier lassen sich viele Apps integrieren: Google Drive, Dropbox, Slack, Evernote…

Ideal für: Teams / Solopreneure / Small Businesses
Preis: Kostenlos bis Enterprise (Individual-Preis ab 20,83 $ pro Nutzer / Monat)

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Notion

Via Notion lassen sich Notizen und Dokumente teilen, Projekte und Aufgaben planen, aber du kannst dort auch eine unternehmenseigene ‚Enzyklopädie‘ anlegen. Notion vereint also verschiedene Tools in einem: Das Anlegen und Verwalten von Notizen & Dokumenten (wie z. B. Evernote), Projekt- & Aufgabenplanung (wie z. B. Asana oder Trello) und die Bereitstellung einer umfangreichen Informationsquelle (wie z. B. Confluence).

Ideal für: Teams / Small & Big Businesses
Preis: Kostenlos bis Enterprise (Individual-Preis)

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Messaging-Dienste

Slack*

Slack ist ein Chat-Dienst, der überfüllten E-Mail-Postfächern den Kampf angesagt hat. In Slack können sich Teams, Unternehmen, Partner und vernetzte Menschen schnell und übersichtlich austauschen. Es lassen sich Chat-‚Channels‘ für einzelne Projekte oder Teams anlegen. Die Unterhaltungen können organisiert und der Nachrichtenverlauf durchsucht werden. Bilder und Dokumente lassen sich teilen und auch Calls sind möglich. Viele, der hier genannten Tools lassen sich mit Slack verbinden.

Ideal für: Teams / Solopreneure / Small Businesses
Preis: Kostenlos bis Enterprise (Individual-Preis)

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Mattermost

Auch Mattermost bietet agilen Austausch, organisierte Gespräche in Teams und Projekten. Jedoch verspricht Mattermost die Einhaltung und Kontrolle von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen und richtet sich damit insbesondere an die IT und Entwickler. Neben den Chatfunktionen können auch Bilder, Dateien, Sprach- und Videonachrichten geteilt und der Bildschirm freigegeben werden. Auch dieses Tool lässt sich mit anderen Anwendungen koppeln: GitHub, Jitsi, Trello, Docker…

Ideal für: Teams / Small & Big Businesses
Preis: 3,25 $ – 8,50 $ pro Nutzer / Monat

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Google Hangouts*

Hangouts ist die einfache und kostenfreie Messaging-Lösung für alle, die schnell starten wollen. Zwar kannst du mit Hangouts auch telefonieren oder Videokonferenzen starten, der Fokus liegt aber eher auf dem Messaging-Dienst. Du kannst Chats mit einzelnen oder mehreren Personen anlegen. Voraussetzung für die Nutzung und somit auch für jedes Team-Mitglied ist ein Google-Konto.

Ideal für: Privat / Solopreneure
Preis: Kostenlos

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Video-Calls/-Konferenzen

Zoom*

Mit Zoom kannst du Videokonferenzen mit einzelnen oder mehreren Personen durchführen (bis zu 1000). Kamera und Mikrofon lassen sich jeweils selbstständig an- oder ausschalten. Dass heißt, wer sich nicht zeigen mag, lässt die Kamera aus. Es gibt zusätzlich einen Chat und die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen. Du kannst auch eine Webinar-Funktion hinzubuchen (mit monatlicher Zahlweise) und hierüber Webinare abhalten (mit bis zu 10.000 Zuschauern). Dass heißt, die Teilnehmer sind im Webinar nicht zu sehen oder zu hören, sie können nur über den Chat kommunizieren. Im Webinar lassen sich Präsentationen teilen und auch Umfragen durchführen.

Ideal für: Teams / Solopreneure / Small & Big Businesses
Preis: Kostenlos bis Enterprise (18,99 € pro Moderator / Monat)

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Skype

Skype bietet ähnliche Funktionen wie Zoom, ist aber eher auf die Bedürfnisse von Privatpersonen ausgelegt: Video-Calls mit einer oder bis zu 50 Personen, Messaging (Chat) und auch Bildschirmübertragungen sind möglich. Eine Webinar-Funktion gibt es nicht. Dafür ist der Messaging-Bereich etwas umfangreicher gestaltet: Der Chatverlauf bleibt bestehen und somit kannst du auch auf geteilte Dateien und Links nachträglich zugreifen.

Ideal für: Privat / Solopreneure
Preis: Kostenlos

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Fernzugriff & Fernwartung

Teamviewer*

Manchmal braucht es remote einen Zugriff auf den eignen Rechner daheim oder im Büro. Oder es braucht z. B. aus Fernwartungszwecken den Zugriff auf den Rechner eines anderen. Auch das geht mit einem Online-Tool. Mit Teamviewer lässt sich ein Rechner fernsteuern und verwenden, als wärst du vor Ort.

Ideal für: Solopreneure & Mitarbeiter / Admins / Wartungsservices
Preis: Kostenlos für private Zwecke, professionelle Nutzung individuell Preise

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Daten-Storage/-Sharing

Google Drive*

Via Google Drive kannst du Dokumente verwalten und sie gemeinsam mit anderen Personen teilen oder bearbeiten. Du kannst Dateien hochladen, in Ordnern organisieren und diese einem bestimmten Personenkreis freigeben. Zu Google Drive gehört auch ein Office-Softwarepaket, wie Docs, Tabellen und Präsentationen, die ganz ähnlich funktionieren, wie die Microsoft Office-Programme. Auch hier brauchst du ein Google-Konto um Drive nutzen zu können. Beachte aber, dass bei Cloud-Anbietern Bedenken bezüglich des Datenschutzes bestehen.

Ideal für: Solopreneure / Small Businesses
Preis: Von 15 GB Speicherplatz kostenlos bis 30 TB 299,99 € / Monat

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Dropbox*

Dropbox konzentriert sich derzeit noch auf das File-Hosting. Auch hier kannst du Speicherplatz buchen, um Dateien abzulegen, zu organisieren und mit anderen zu sharen. Auch hier kannst du Dokumente direkt erstellen und anderen zur Bearbeitung freigeben. Allerdings kannst du hier keine Tabellen oder Präsentationen anlegen.

Ideal für: Solopreneure / Big & Small Businesses
Preis: Kostenlos bis Professional 16,58 € / Monat /// Für Unternehmen: 10 € pro Nutzer / Monat – Enterprise (Individual Preis)

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Notizen- & Informationsdatenbanken

Evernote*

Evernote ist ein riesiges Notizbuch, das dir auch erlaubt Bilder, Screenshots und Dokumente einzubinden. In Evernote kannst du all deine Notizen, Ideen, Listen und Projekte hinterlegen, in Notizbüchern organisieren und bei Bedarf auch mit anderen teilen. Und natürlich kannst du dein gesamtes Sammelsurium durchsuchen. Dabei werden z. B. auch PDF-Dateien berücksichtigt.

Ideal für: Solopreneure & Teams / Big & Small Businesses
Preis: Kostenlos bis Business 13,99 € / Monat

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Confluence

Confluence gehört zur Atlassian-Familie wie Trello oder Jira. Der Fokus von Confluence liegt auf dem Wissens-Austausch innerhalb eines Unternehmens oder Teams. Hier kann also alles Wissenswerte hinterlegt und strukturiert werden, so dass Mitarbeiter und Teammitglieder schnell Antworten auf ihre Fragen finden.

Ideal für: Teams / Small & Big Businesses
Preis: Kostenlos bis Premium 10 $ pro Nutzer / Monat

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Social Media-Manager

Hootsuite

Mit Hootsuite kannst du deine Profile und Posts in diesen sozialen Netzwerken an einem Ort verwalten und terminieren: Facebook, Twitter, Youtube, Linkedin, Instagram & Pinterest. Hier kannst du also im Vorfeld Posts anlegen und sie in diverse Netzwerke zu einem bestimmten Zeitpunkt streuen. Das kann enorm Zeit sparen, denn du kannst Posts vorbereiten und musst nicht jedesmal jedes einzelne Tool aufrufen um deinen Post einzustellen.

Ideal für: Solopreneure & Teams / Big & Small Business Owner
Preis: 25 € / Monat bis Enterprise (Individual Preis)

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Buffer

Auch mit Buffer kannst du deine Social Media-Aktivitäten vorbereiten und planen. Mit Buffer vereinst du folgende Netzwerke in einem Tool: Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram & Pinterest. Beide Tools lassen sich übrigens auch in Teams bearbeiten und bieten dir auch Analyse-Möglichkeiten.

Ideal für: Solopreneure & Teams / Big & Small Business Owner
Preis: 15 $ / Monat bis Business 99 $ / Monat

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Zeiterfassung

Monday

Monday bietet dir die Möglichkeit Projekte zu organisieren und gleichzeitig die Zeit zu erfassen. Du kannst Aufgaben anlegen, zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen und in Echtzeit einen Timer starten und stoppen. Die erfassten Daten zu einzelnen Projekten und Aufgaben lassen sich einsehen und analysieren. Und es können Erinnerungen und Benachrichtigungen eingestellt werden, damit Aufgaben pünktlich erledigt werden

Ideal für: Teams / Small & Big Business Owner
Preis: 39 € / Monat bis Enterprise (Individual Preis)

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Tyme*

Tyme konzentriert sich ausschließlich auf die Zeiterfassung und bietet dir einen guten Überblick über deine Arbeitszeiten. In Tyme kannst du einzelne Projekte oder Aufgaben anlegen und die darauf verwendete Arbeitszeit tracken und diese grafisch dann aufbereitet auswerten. Auch kleine Teams können Tyme für die Zeiterfassung eines gemeinsamen Projekts nutzen.

Ideal für: Solopreneure & Teams / Small Business Owner
Preis: 3,99 € / Monat oder 35,99 € / Jahr

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**Die mit * gekennzeichneten Tools nutze ich selbst**

Entweder für die Zusammenarbeit mit Unternehmen, denen ich meine UX/UI Design-Leistungen anbiete oder für die Kommunikation mit Small Business Ownern, die an meinen Webdesign-Leistungen interessiert sind.

Homeoffice einrichten und die richtige Tool-Auswahl treffen

Bring zunächst deinen Rechner / dein Laptop auf den neusten Stand. Mach ggf. Updates und check im Vorfeld, ob die ins Auge gefassten Tools mit deinem Betriebssystem kompatible sind.

Schau dir die infrage kommende Tools genau an, bevor du eine Auswahl triffst. Probiere ggf. die Test- oder kostenfreien Versionen aus. Wenn du im Team arbeiten willst, teste, wenn möglich mit dem gesamten Team.

Jeder von uns verhält sich bei der Nutzung von Anwendungen anders. Deshalb probier am besten aus, welche Tools sich für dich und ggf. dein Team am besten anfühlen.

Denk auch daran, dass sich viele der genannten Tools mit anderen verknüpfen lassen. Dass heißt, die Funktionen können ganz nach Bedarf erweitert werden und am Ende brauchst du nicht mehrere sondern nur eins!

Fehlen noch Tools, die für dich nützlich wären, magst du was ergänzen oder hast du Fragen? Hinterlass gerne einen Kommentar oder schreib mir: su@makeusershappy.de

Domenico Loia

Hi, ich bin Su, Senior UX Designerin. Ich entwickle und schreibe über Lösungen für digitale Produkte, die Nutzer begeistern. Ganz nach dem Motto #makeusershappy.